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一个每天处理 50 张发票的财务团队,大部分时间都花在三件事上:将发票资料输入系统、检查发票是否与采购订单相符,以及追踪核准流程。真正的判断——「我们该不该付这笔款项?」——只占约 10% 的时间。其余 90% 都是资料输入和验证工作。
这个比例是错误的。AI 可以处理资料输入和验证工作。人员应该专注于判断。
发票处理工作流程
Finance 入门套件包含一个名为 Invoice Processing 的工作流程。它接收发票文字(贴上或从文件中提取),并产生经过验证、可供核准的完整资料包。
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发票资料提取 — AI 读取发票并提取结构化资料:供应商名称、发票编号、日期、项目明细、数量、单价、小计、税额、总额、付款条件和银行资讯。输出的是结构化栏位,而非摘要——每个资料点都有标记且可提取。
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差异检查 — 提取的资料进入一个 recipe,将发票与采购订单或预期值进行比对。它会标记不符之处:数量错误、意外的项目明细、价格差异、重复的发票编号、计算错误。每个差异都包含预期值、实际值和严重程度。
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条件:如发现差异 — 如果存在任何高严重性差异,工作流程会采取不同的路径。轻微差异(四舍五入差异、格式问题)会被记录,但不会阻挡处理流程。
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主管核准 — 对于有差异的发票,工作流程会暂停并发送核准请求,附带完整资讯:提取的资料、标记的问题和原始发票。核准者可以核准、拒绝或要求修改。对于无问题的发票,此步骤可以设定为自动核准,或根据您的政策仍需签核。
为什么 AI 提取适用于发票
发票是半结构化的。它们都有相同的基本资讯——供应商、金额、项目——但每家供应商的格式都不同。有些是 PDF,有些是电子邮件,有些是扫描影像转换成的文字。
AI 模型能良好处理这种变化性,因为它们理解语意,而非仅是格式。它们知道「应付总额」、「应付金额」和「余额」意思相同。它们可以处理多页发票、以不同方式跨栏的项目明细,以及因地区而异的税额计算。
提取 recipe 使用详细的输出结构定义 AI 应查找的每个栏位。这种结构化方法意味着无论输入发票的格式如何,输出都是一致的。
团队仍需执行的工作
工作流程处理提取和验证。财务团队处理决策:
- 核准权限由人员掌握。 每张发票都需经过人员核准步骤。AI 提供资料并标记问题。人员决定是否付款。
- 供应商关系由人员管理。 当出现差异时,有人会致电供应商。AI 识别问题;人员解决问题。
- 政策例外由人员决定。 一张逾期发票附有技术上已过期的折扣——AI 将其标记为差异,但财务经理可能为了维护供应商关系而核准它。
规模化运作
大多数财务团队每天处理发票。典型设定:
- 排程工作流程在每个工作日上午 8 点执行
- 透过 webhook 从电子邮件收件匣或共享资料夹提取发票
- 处理批次,结果在团队抵达时已准备就绪
以每天 50 张发票计算,工作流程可节省约 2 小时的资料输入时间和 1 小时的手动验证时间。AI token 的成本约为每天 2 美元——这个数字差距显而易见。
完整的 Finance 套件
Invoice Processing 是 Finance 入门套件中四个工作流程之一:
- Budget Review — 变异分析,比较计划与实际支出,为利害关系人提供叙述性说明
- Revenue Reporting — 每月营收摘要,包含预测、趋势分析和书面叙述
- Audit Preparation — 文件收集、合规检查和缺口识别
该套件还包含独立的 recipe,用于费用报告审查、KPI 仪表板叙述、部门预算规划和财务摘要撰写——每个都可单独使用或作为自订工作流程的建构元件。